Pourquoi évaluer la formation à chaud ?


Les 6 critères fixés par les OPCA dans le décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de formation professionnelle ont marqué la première étape d’une mutation profonde de ce secteur d’activité. De ce décret est née la plateforme Datadock et 2018 est l’année de la grande réforme .
Parmi ces 6 critères, figure la prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires. En d’autre termes, les Organismes de formation doivent produire une évaluation systématique par les stagiaires des actions de formation. Cette évaluation peut se faire à chaud (à la fin de la formation et sur place) ou à froid (quelques jours plus tard et à distance).
 

La mesure de l’appréciation des stagiaires peut s’effectuer de deux manières différentes.

La mesure de la satisfaction des stagiaires peut donc être envisagée de deux façons :

Evaluation de la satisfaction à froid.

Evaluer l’appréciation à froid consiste à envoyer un questionnaire au stagiaire une fois qu’il a quitté le lieu de la formation (quelques heures ou quelques jours plus tard). Ce questionnaire est généralement envoyé par email (ou plus rarement par SMS) et renvoie vers une plateforme d’enquêtes en ligne. De nombreuses solutions existent. Il est important de bien prendre en compte le fait que votre enquête s’adapte à la taille des écrans de smartphones (responsive) car la majorité des emails sont lus sur ce type d’appareils.

Evaluation de la satisfaction à chaud.

L’autre façon de recueillir l’appréciation des stagiaires est de les faire répondre juste à la fin de la formation, lorsqu’ils sont encore présents dans les locaux. Généralement, ces enquêtes à chaud sont réalisées sur des questionnaires papier.  

Pourquoi privilégier une évaluation à chaud ?

Un meilleur taux de retour et un volume plus important.

Faire répondre les stagiaires avant qu’ils n’aient quitté le lieu de la formation permet au formateur de motiver les stagiaires à répondre à l’enquête tout en leur apportant son aide si une question n’est pas bien comprise. Les taux de retour sont généralement plus élevés pour des enquêtes réalisées sur place que pour des enquêtes envoyées par mail. En effet, le stagiaire se sentira plus « obligé » de répondre que seul devant PC ou son smartphone  (nous recevons tous déjà beaucoup d’enquêtes).

Une mesure en continu.

La mesure à chaud permet également d’interroger les stagiaires en cours de formation. Lors d’une formation sur plusieurs jours, pourquoi ne pas envisager un questionnaire intermédiaire afin d’évaluer la satisfaction des stagiaires et éventuellement corriger les sources de mécontentement avant la fin de la formation ?

Une écoute instantanée.

Même si certains diront que les résultats d’une enquête à chaud dépendent essentiellement de la qualité du café servi (ou même s’il y avait du café…), il est primordial de recueillir les avis des stagiaires sur l’instant. Passé un certain délai, leur jugement pourra être altéré. Imaginez qu’ils répondent à votre questionnaire à froid un jour de mauvaise humeur…. leur appréciation ne sera plus tout à fait la même qu’au moment de la formation (qui s’était portant si bien passée).  

Comment procéder pour évaluer la satisfaction à chaud ?

Le questionnaire papier.

Selon une étude que nous avons menée, les Organismes de Formation sont encore 65% à utiliser les questionnaires papier pour leurs évaluations à chaud. Certains par choix, d’autres par manque d’outils.

Avantages.

L’avantage principal du questionnaire papier est l’apparente simplicité à le mettre en place. Vous créez votre questionnaire sous Word (ou équivalent), vous imprimez et c’est fini (enfin presque…). Pour le stagiaire, répondre à un questionnaire papier est une tâche simple (si l’échelle de notation est intuitive).

Inconvénients.

  • Coûts cachés :
    • Frais d’impression,
    • Temps de ressaisie des données,
    • Erreurs de saisie,
    • Archivage.
  • Manque de flexibilité (ajout / modification de questions…).
  • Pas d’outil d’analyses automatique.
  • Peu enthousiasmant pour les répondants (stagiaires).
 
Consulter les résultats de notre enquête :
Formation, comment mesurez-vous la satisfaction des stagiaires ? [INFOGRAPHIE]
Etude réalisée grâce à une enquête yoope
 

Le questionnaire digitalisé.

L’idée ici est de faire répondre les stagiaires à chaud sur un support digital (tablette, pc, smartphone…). Vous créez votre questionnaire en ligne et les stagiaires y accèdent depuis leur smartphone ou un support que vous leur aurez mis à disposition. Pour en savoir plus les enquêtes de satisfaction « formation » et la prise en compte des appréciations des stagiaires. exemples d’enquêtes formation

Avantages.

  • Le principal avantage est le gain de temps en terme de ressaisie. En effet, ce sont les stagiaires qui vont saisir les données dans le système. Vous pouvez transformer ce temps de saisie en temps d’analyse.
  • Diminution des coûts cachés (impression, temps de ressaisie, erreurs…)
  • Certaines données sont saisies automatiquement comme la date et l’heure (horodatage) par exemple.
  • Autre avantage, un questionnaire digital offre un plus grand choix dans le type de questions, une plus grande convivialité dans l’interface et un temps de saisie plus court.
  • Les résultats sont instantanés.
  • Les analyses sont automatisées.
  • Vous gérez votre questionnaire facilement (ajout / modification de questions).

Inconvénients.

  • Si vous proposez à vos stagiaire de répondre sur leur smartphone via une application, ils devront la télécharger ; préférez une solution en ligne (plateforme en ligne SaaS).
  • Il peuvent également rencontrer des problèmes de forfait limité ou de batterie déchargée. Proposez une solution de secours en mettant une tablette à leur disposition.
  • Le risque d’abandon en cours de questionnaire ; Privilégiez une solution qui enregistre les réponses une à une plutôt qu’un questionnaire qui n’envoie les réponses qu’à la fin.
   

Les questions à poser.

Une enquête à chaud doit être simple et rapide. Elle doit si possible être complétée dans un temps inférieur à 2 minutes ; limitez vous pour cela à une dizaine de questions. L’idée est de faire répondre les stagiaires sur principalement 3 types de questions :

Le Net Promoter Score (NPS).

Le NPS est une note qui va vous permettre de savoir si vos stagiaires recommanderaient votre organisme de formation à une connaissance par exemple. Pour en savoir plus sur le Net Promoter Score.

Les questions « smileys ».

Les stagiaires répondent en cliquant sur des images de type smileys, cœurs, étoiles… Si vous le pouvez, ajoutez un texte précisant le sens de l’icône.

Les questions ouvertes.

Laissez la possibilité à vos stagiaires d’expliciter leurs réponses en leur proposant un champ d’expression libre.

Les questions à choix.

Afin de faciliter vos analyses, limitez les réponses libres au maximum et privilégiez des questions à une choix unique ou multiple.   Découvrez tous les types de réponses proposés par yoope.  

Le bon mix.

Un questionnaire en cours de formation.

Il est important de ne pas attendre la fin de la formation pour savoir si tout se passe bien et il est souvent difficile d’identifier un éventuel mécontentement. Une enquête de satisfaction à chaud en cours de formation permet de libérer la parole des stagiaires et vous donne la possibilité de corriger le tir en cours de formation. Profitez-en pour savoir si vos modules précédents ont été bien assimilés.

Un questionnaire à chaud adapté.

Le questionnaire à chaud en fin de formation doit être court et efficace, pour se concentrer sur l’essentiel.

Un enquête à froid pour compléter.

Vous avez l’occasion de compléter et approfondir votre enquête à chaud par un questionnaire à froid envoyé au stagiaire quelques jours plus tard. Il s’agit ici d’aller plus et loin dans ses appréciations et éventuellement détecter de nouveaux besoins.

Processus d’amélioration par la mesure des appréciations des stagiaires.

 

Aller plus loin : indicateurs 2 et 3 du critère 6.

Indicateur 2 : questionner le prescripteur de la formation.

Il s’agit ici de mesurer l’impact de la formation du point de vue du prescripteur (entreprise cliente, manager…). Ces enquêtes sont forcément réalisées à froid. Cette enquête peut s’avérer un très bon moyen de détecter de nouveaux besoins auprès de votre client. Idéalement, la solution que vous retiendrez vous permettra de réaliser tous ces types d’enquêtes (à chaud et à froid auprès du stagiaire et à froid auprès du manger).

Indicateur 3 : partager les résultats.

Vous devez pouvoir partager vos résultats et vos analyses avec toutes les parties prenantes (client, OPCA, stagiaires…). Un rapport PowerPoint automatisé peut être une bonne solution.   Exemple de questionnaire formation

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